綠色的電子政務:無紙化辦公 廣東科技雜志 南



??? 2010年,“低碳”是備受中國人關注的熱詞。

  以低能耗、低排放為標志的“低碳經濟”開始流行于中國,“綠色”成為中國百姓日常生活中最奪目的色彩。

  近年來,廣東省科技廳大力有效推進科技電子政務發展,完善行政效能監察和政務公開服務,全面提升科技系統的行政效能和公共服務能力,著力打造科技系統現代化的服務性政府形象。

  廣東省科技業務綜合管理系統涵蓋了省科技廳83%以上的電子信息業務工作。科技業務受理系統由最初各樣軟件平臺的分散型受理到現在的一體化服務型的轉變,由最初的手工錄入申報信息到磁盤介質導入申報信息,再到現在的條形碼機錄入申報信息,業務系統的每次改革都體現了優化業務流程的效果、辦理業務方便快捷的特點。目前,該管理系統已實現了省科技廳科技業務全流程信息化管理服務,創新了科技業務管理機制,成為全新的全方位科技業務管理平臺。

  廣東省科技業務綜合管理系統的建成有一定的減少紙張消耗的特點,但其流程始終都基于在紙質材料之間的申請、審批等環節中進行,擺脫不了對紙張的依賴。由于各樣的細則要求、審批環節、部門之間的協調約束了科技業務系統無紙化的推進。因此,如何簡化流程中每個審批環節、完全真正地無紙化辦公值得深入思考。

  未來趨勢:完全無紙化辦公

  隨著信息技術的飛速發展,個人計算機和互聯網在社會生活中全面普及,省科技系統也基本實現了辦公自動化,不僅給我們的工作帶來極大的便利,提高了工作效率,也改變了傳統的工作方式,使無紙化辦公成為可能。

  雖然近年來提出了無紙化辦公的設想,推進節約型機關建設,但從實際成效來看,結果并不理想。目前,各級機關紙質文件的使用仍然非常普遍:文件擬制與修改、報送領導、正式文件下發、文件存檔等等,使用了大量的打印用紙。雖然也采取了諸如廢紙利用、兩面打印等措施,但每年機關用紙量以及使用經費仍然十分驚人。同時,造紙使用的原材料主要為木材,紙張的過度使用也是對森林資源的極大破壞,造紙的生產過程還對環境造成嚴重的污染。

  完全無紙化辦公的優勢在于通過對各辦公要素的閉環整合,實現了工作流、信息流和知識流的整合管理,將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務,整體提高了業務流程運轉的效率和對信息的可控性,降低辦公成本,提高執行力,使科技業務管理趨于完善。

  完全無紙化辦公的科技業務系統可以建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制,使工作人員責任明確,權限分明,具體事務落實到人,查有所依,杜絕推脫、扯皮現象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真,保證正確、及時的反應。

  含有電子印章技術的辦公自動化系統可以大大減少重復勞動,它可以使各個部門、各個環節的單獨處理工作串聯起來,同時也能處理流程上多環節的任務。可以方便進行各個環節的審核、批復、簽字,同時也可以進行不同環節批復的查詢。不僅解決了傳統辦公的效率低下和紙張浪費狀況,而且也解決了因領導無法使用煩瑣的現代辦公自動化系統而閑置的信息化投資。

  領導辦公可以與工作的各環節緊密結合,動態電子印章認證保證了領導簽名內容的不可更改性和來源的真實性。用戶可以利用動態電子簽名認證實現可靠的身份確認功效,比傳統鍵盤密碼更安全、更有效。用動態簽名認證來替代傳統密碼口令驗證,極大地增加了系統中信息的安全性,而且使用更加方便,更加容易。通過完全辦公無紙化的信息化建設,可使省科技系統更加有效地開展電子政務工作,快速提升對外優質服務。

  實施關鍵:推廣電子印章

  優化科技業務系統的重點在于審批環節。基于紙質材料的審批業務占用的工作時間較多,在現行常規業務模式下,各處室負責人幾乎要對所有審批業務負責,長期受各種紙質材料事務性工作束縛,客觀上難以保證有足夠的時間開展深入細致的專業化管理工作。每年的業務流程由受理--承辦--審核--批準--辦結(返還,難以完全體現出電子信息化辦公政務的優越性。

  材料審批和紙質材料的傳遞所耗的時間是能否提高整個流程效率的關鍵。

  申報上使用的紙質材料基本上依賴于印章的作用。印章的使用是證明審批是否通過的必要條件。如果將電子印章代替傳統印章,審批流程則可以實現全電子化操作,不但減少紙張的使用,而且還有效地縮短了整個辦公流程,加快了審批效率。

  【名稱解釋·電子印章】




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